Microsoft Word-এর Mail Merge হলো একটি শক্তিশালী টুল যা একই ডকুমেন্ট একাধিক প্রাপকের কাছে কাস্টমাইজড তথ্য দিয়ে পাঠানোর জন্য ব্যবহৃত হয়। Mail Merge Field এবং Rules ব্যবহার করে আপনি ডকুমেন্টে ডাইনামিক কন্টেন্ট যোগ করতে পারেন, যা প্রতিটি প্রাপকের জন্য আলাদা তথ্য প্রদর্শন করে।
Mail Merge Field
Mail Merge Field হলো এমন ফিল্ড যা কাস্টম ডেটা (যেমন নাম, ঠিকানা, ইমেল ইত্যাদি) ডেটাবেস থেকে ডকুমেন্টে যোগ করতে ব্যবহৃত হয়।
Mail Merge Field যোগ করার ধাপ
- ডকুমেন্ট তৈরি করুন: আপনার চিঠি, ইনভয়েস, বা অন্য ডকুমেন্ট লিখুন যেখানে Mail Merge ব্যবহার করতে চান।
- Mailings Tab: Ribbon-এ Mailings ট্যাবে যান।
- Start Mail Merge:
- Start Mail Merge-এ ক্লিক করুন এবং চিঠি, লেবেল, বা ইনভেলপের ধরণ নির্বাচন করুন।
- ডেটা সোর্স যুক্ত করুন:
- Select Recipients-এ ক্লিক করে ডেটা সোর্স (Excel ফাইল, Access ডেটাবেস, বা Outlook Contacts) নির্বাচন করুন।
- Insert Merge Field:
- ডকুমেন্টে যেখানে কাস্টম ডেটা যোগ করতে চান, সেখানে কার্সর রাখুন।
- Insert Merge Field থেকে ফিল্ড নির্বাচন করুন (যেমন, নাম, ঠিকানা) এবং এটি ডকুমেন্টে যোগ হবে।
Mail Merge Field-এর উদাহরণ
- Dear {First_Name},: প্রতিটি চিঠিতে ব্যক্তিগতকৃত নাম যোগ হবে।
- Address Line 1: ঠিকানার জন্য আলাদা তথ্য যোগ হবে।
Mail Merge Rules
Rules ব্যবহার করে Mail Merge-এ শর্ত যোগ করা যায়। এটি নির্ধারণ করে কিভাবে কাস্টম ডেটা প্রদর্শিত হবে।
Rules-এর ধরন
- Ask:
- ব্যবহারকারীকে প্রতিটি চিঠির জন্য নির্দিষ্ট তথ্য যোগ করার সুযোগ দেয়।
- উদাহরণ: ব্যবহারকারীকে একটি নির্দিষ্ট বার্তা যোগ করতে বলা।
- Fill-in:
- প্রতিটি ডকুমেন্টের জন্য তথ্য টাইপ করার সুযোগ।
- উদাহরণ: "Your special offer code: [Enter here]"।
- If...Then...Else:
- শর্ত অনুযায়ী কন্টেন্ট প্রদর্শন করতে ব্যবহার করা হয়।
- উদাহরণ:
- If: City = "Dhaka"
- Then: Add "Free Delivery!"
- Else: Add "Standard Delivery Charges Apply."
- Merge Record # and Merge Sequence #:
- ডেটা সোর্স থেকে নির্দিষ্ট রেকর্ড বা সিকোয়েন্স উল্লেখ করতে ব্যবহৃত।
- Skip Record If:
- একটি নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে রেকর্ড স্কিপ করা হয়।
- উদাহরণ: যদি "Payment Status = Pending", তবে রেকর্ডটি স্কিপ হবে।
Rules যোগ করার ধাপ
- Mailings Tab: Ribbon থেকে Rules অপশনে ক্লিক করুন।
- Rule নির্বাচন করুন:
- Ask, Fill-in, If...Then...Else, বা অন্য কোনো Rule নির্বাচন করুন।
- Rule সেট করুন:
- শর্ত এবং সংশ্লিষ্ট কাজ নির্ধারণ করুন।
- যেমন, If (City = "Dhaka") Then ("Free Delivery").
- Apply Rule: Rule প্রয়োগ করার পর এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রাপকের তথ্য অনুযায়ী ডকুমেন্টে কাস্টমাইজ হবে।
Mail Merge Field এবং Rules-এর সুবিধা
Mail Merge Field-এর সুবিধা
- একাধিক প্রাপকের জন্য একক ডকুমেন্ট তৈরি।
- নাম, ঠিকানা, ইমেল, এবং ব্যক্তিগত তথ্য সহজে যোগ করা।
- সময় এবং শ্রম বাঁচায়।
Rules-এর সুবিধা
- ডকুমেন্টে ডাইনামিক এবং শর্তানুযায়ী তথ্য যোগ।
- প্রতিটি রেকর্ডের জন্য আলাদা বার্তা বা তথ্য প্রয়োগ।
- প্রাপকের চাহিদা অনুযায়ী ডকুমেন্ট কাস্টমাইজ।
উদাহরণ
আপনি একটি চিঠি তৈরি করছেন যেখানে প্রাপকের নাম, ঠিকানা, এবং ব্যক্তিগত বার্তা রয়েছে।
- Mail Merge Field ব্যবহার করে:
- Dear {First_Name},
- Your order ID is {Order_ID}.
- Rules ব্যবহার করে:
- If {City} = "Dhaka", Then add "You are eligible for free delivery!"
Mail Merge Field এবং Rules ব্যবহার করে আপনি বড় আকারের ডকুমেন্টে কাস্টমাইজড তথ্য যোগ করতে পারবেন। এটি আপনার কাজকে দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে সম্পন্ন করতে সাহায্য করে।
Read more
